Как организовать хранение и утилизацию бумаг в офисе

Деятельность любого офиса связана с большим количеством бумажных документов, которые имеют свойство теряться, выгорать, рваться и портиться другим способом, если в компании не организовано грамотное хранение документов. Оборотная сторона этого процесс — качественная утилизация, которая помогает экологично и экономно решать вопрос бумажных отходов.

Документы, подлежащие хранению

Самый важные бумаги в офисе — это те, которые подлежат обязательному хранению. К ним относятся:

• уставные и другие организационные документы компании;
• документы по личному составу организации;
• бухгалтерские документы;
• различные текущие бумаги, необходимые для адекватного ведения дел;
• и т.д.

Все они имеют определенные характеристики. Для грамотной организации архива важно понимать два момента:

• будет ли необходимо в дальнейшем передавать эти бумаги в государственные архивные фонды;
• имеет ли та или иная единица срок хранения.

Кроме того, в процессе создания архива очень важно правильно систематизировать бумаги и создавать каталог, чтобы потом можно было следить за состоянием хранилища, пополнять его и своевременно вносить изменения.

В идеале такую непростую задачу, как архивное хранение конфиденциальных документов должны решать профессионалы, так как только они могут обеспечить должный уровень предварительной обработки дел и надежное размещение.

Текущие документы, не подлежащие хранению

К этой категории можно отнести широкий спектр бумаг, связанных с внутренней перепиской в компании, а также всевозможные черновики и прочие бумажные носители.

Первое, что нужно сделать с этой категорией — по максимуму перевести ее в электронный вид. Не нужно распечатывать то, что можно отправить по электронной почте.

Также необходимо завести правило использовать обе стороны черновиков, так вы сможете с одной стороны экономить бумагу, то есть природные ресурсы, а с другой — деньги компании.

Утилизация бумажных документов

Еще один важный вопрос, который учит ответственному отношению с документами на бумажных носителях — это эффективная утилизация ненужных листов.

В этом вопросе тоже можно выделить две категории:

1. Если речь идет о бумагах, которые не содержат никаких важных сведений, то можно просто сдавать их в макулатуру. Для этого удобно поставить в каждом кабинете или в специально выделенном место картонные коробки, которые сотрудники постепенно будут заполнять бумагой. По мере заполнения можно отвозить их в пункт приема макулатуры или даже сдавать за деньги.
2. Если же вам необходимо избавить от бумаг, которые могут содержать важную информацию, к примеру, от устаревших документов, то правильнее заказать конфиденциальное уничтожение. По своей сути такая методика представляет ту же самую переработку, но происходит она в закрытом от посторонних глаз месте.